Comment traiter en paie l'absence du salarié liée au covid-19 ?
1 - Salarié atteint par le coronavirus
Le salarié atteint par le coronavirus bénéficie d’un arrêt de travail et à ce titre il est indemnisé dans les conditions de droit commun.
- Indemnisation par la sécurité sociale
Le salarié perçoit les IJSS (indemnités journalières de sécurité sociale) après un délai de carence de 3 jours suivant la date de début de son arrêt.
Pour rappel, les IJSS sont égales à 50 % du salaire journalier de base. Le salaire pris en compte pour calculer le gain journalier de base est plafonné à 1,8 fois le montant du Smic (soit 2 770,95 € par mois en 2020).
- Indemnisation par l’employeur
Le salarié, s’il remplit les conditions légales ou conventionnelles, bénéficie d’un complément de salaire versé par l’employeur. Il s’agit du maintien légal de salaire, soumis à certaines conditions et, le cas échéant, du maintien de salaire prévu par la convention collective.
2 - Salarié faisant l'objet d'une mesure d'isolement, d'éviction ou de maintien à domicile
Le salarié qui fait l'objet d'une mesure d'isolement, d'éviction ou de maintien à domicile (personne en contact avec une personne infectée, personne ayant séjourné dans une zone épidémique) et qui se trouve dans l'impossibilité de travailler bénéficie d’un arrêt de travail.
Ce dernier est prescrit par la caisse d’assurance maladie dont l’assuré dépend (ou le médecin conseil de la caisse nationale d’assurance maladie ou de la caisse centrale de mutualité sociale agricole) et doit être transmis à l’employeur.
- Indemnisation par la sécurité sociale
Les IJSS versées dans ce cadre obéissent à un régime dérogatoire puisque les conditions d'ouverture de droit ne sont pas requises et le délai de carence de 3 jours ne s'applique pas.1
- Indemnisation par l’employeur
L’employeur quant à lui doit opérer un maintien de salaire en application des dispositions légales ou conventionnelles.
Au titre du maintien légal, le délai de carence de 7 jours a été supprimé temporairement (jusqu’au 30 avril 2020). La condition d’ancienneté d’un an prévu par la loi n’a pas fait l’objet d’une suspension provisoire. Le Conseil supérieur a interrogé la Direction de la sécurité sociale pour savoir si elle avait bien vocation à s’appliquer.
Si la convention collective prévoit un maintien de salaire, les dispositions de celle-ci devraient s’appliquer. C’est en ce sens que se prononce le document questions réponses de l’administration (question 25).2
La convention des exploitations agricoles de Saône et Loire prévoit un maintien de salaire pour les salariés ayant une ancienneté d’un an et un arrêt supérieur à 4 jours.
3 - Arrêt de travail simplifiée pour les personnes vulnérables considérées comme « à risque » NOUVEAU CAS 18 Mars 2020
Le Haut Conseil de la santé publique a permis aux salarié(e)s qui ont des pathologies à risques de pouvoir bénéficier d’un arrêt de travail sans aller voir leur médecin traitant.
Ces personnes sont :
- les femmes enceintes ;
- les personnes atteintes de maladies respiratoires chroniques (asthme, bronchite chronique…) ;
- les personnes atteintes d’insuffisances respiratoires chroniques ;
- les personnes atteintes de mucoviscidose ;
- les personnes atteintes d’insuffisances cardiaques (toutes causes) ;
- les personnes atteintes de maladies des coronaires ;
- les personnes avec antécédents d’accident vasculaire cérébral ;
- les personnes souffrant d’hypertension artérielle ;
- les personnes atteintes d’insuffisance rénale chronique dialysée ;
- les personnes atteintes de Diabète de type 1 insulinodépendant et de diabète de type 2 ;
- les personnes avec une immunodépression :
- personnes atteintes de pathologies cancéreuses et hématologiques, ou ayant subi une transplantation d’organe et de cellules souches hématopoïétiques,
- personnes atteintes de maladies inflammatoires et/ou auto-immunes recevant un traitement immunosuppresseur,
- personnes infectées par le VIH ;
- les personnes atteintes de maladie hépatique chronique avec cirrhose ;
- les personnes présentant une obésité avec un indice de masse corporelle (IMC) égal ou supérieur à 40.
- Procédure
Le salarié se connecte directement, sans passer par son employeur ni par son médecin traitant, sur le site le télé-service « declare.ameli.fr » ou sur le site de la MSA pour demander à être mis en arrêt de travail.
Si le salarié est éligible, un arrêt de travail lui sera délivré jusqu’au 3 avril inclus. Lorsque cela est nécessaire, le service médical de la caisse prendra contact avec la personne pour vérifier sa situation. Dans ce cas, le volet 3 (volet employeur) de l’arrêt de travail lui sera renvoyé afin qu’il le transmette à son employeur.
Cet arrêt pourra être déclaré rétroactivement à la date du vendredi 13 mars.
- Indemnisation pour le salarié
Sur la base de cet arrêt de travail, le salarié sera indemnisé dès le 1er jour d’arrêt dans les mêmes conditions que pour un arrêt maladie par l’assurance maladie / MSA.
Le contrat de prévoyance souscrit par l’entreprise conformément à l’accord collectif applicable dans le département permettra de compléter les indemnités journalières de base.
- Indemnisation par l’employeur
L’employeur quant à lui devra, cas échéant, opérer un maintien de salaire en application des dispositions légales ou conventionnelles.
L’employeur recevra une notification de l’arrêt par l’assurance maladie ou la MSA et devra produire selon les cas :
Une DSN évènementielle pour les personnes ayant recours à un logiciel de paie ou un tiers de déclarant ;
Se rapprocher de la MSA pour les utilisateurs du TESA et TESA+.
4 -Salarié contraint de garder un enfant
Le parent d'un enfant faisant l'objet d'une mesure d’isolement ou concerné par la fermeture des établissements scolaires et qui se trouve dans l'impossibilité de continuer à travailler peut percevoir des IJSS sous certaines conditions.
Est concerné le parent d'enfant de moins de 16 ans au jour du début de l'arrêt ou de moins de 18 ans pour le parent d'enfant en situation de handicap pris en charge dans un établissement spécialisé
L’impossibilité de travailler implique que le télétravail ait été envisagé et qu’il soit impossible à mettre en œuvre.
Un seul parent (ou détenteur de l'autorité parentale) peut se voir délivrer un arrêt de travail.
A cet égard, le salarié doit fournir à son employeur une attestation sur l'honneur certifiant qu'il est le seul à demander un arrêt de travail pour garder l’enfant à domicile dont il indique
le nom et l’âge, le nom de l’établissement scolaire et celui de la commune où l’enfant est scolarisé ainsi que la période de fermeture de l’établissement scolaire concerné3.
- Indemnisation par la sécurité sociale
A ces conditions, le salarié perçoit IJSS dans les mêmes conditions dérogatoires que les salariés confinés. Elles sont versées pendant toute la durée de fermeture de l'établissement accueillant cet enfant (la limite de 20 jours n’est pas applicable).
- Indemnisation par l’employeur
L’obligation de maintien de salaire à la charge de l’employeur est identique à celle concernant les salariés confinés.
Démarche à opérer par l’employeur
- L’employeur doit procéder à une déclaration spécifique sur le site ameli.fr ameli.fr
Les déclarations faites sur ce télé service ne déclenchent pas une indemnisation automatique des salariés concernés. L’indemnisation n’intervient qu’après vérification par les caisses de sécurité sociale des éléments transmis et sous réserve de l'envoi, selon les procédures habituellement employées, des éléments de salaires à la caisse d'affiliation de votre employé.
- Une fois la déclaration effectuée, il convient de procéder aux démarches habituelles pour déclencher le versement des IJSS
Si le salarié reprend son activité avant la date de fin de l’arrêt indiquée, l’assurance maladie doit en être informée selon la procédure habituelle.
Décret n° 2020-193 du 4 mars 2020 relatif au délai de carence applicable à l'indemnité complémentaire à l'allocation journalière pour les personnes exposées au coronavirus - Décret n° 2020-73 du 31 janvier 2020 portant adoption de conditions adaptées pour le bénéfice des prestations en espèces pour les personnes exposées au coronavirus
Covid 19 version du 9 mars 2020 « 19 questions-réponses pour les entreprises et les salariés » https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/coronavirus_entreprises_et_salaries_qr_v2.pdf